2010-04-12

[管理學]控制幅度!!

  一早,老闆開會前丟了個作業,要我找出那一本著作有提到「管理幅度」這個概念?他的印象中好像有看過文獻提到,最適當的管理幅度應該是六到七人。突然錯愕了一下,老闆應該是有好一陣子沒有突然出難題給我了,馬上應了一聲就逕自Google去了。

  但是,印象中好像在管理學中有看過「控制幅度」這個概念,卻沒看過也沒聽過什麼叫「管理幅度」啊?可是直覺認為兩者好像是同義詞。沒想到Google的查詢結果證實了我的直覺,但是,問題又來了,有那些著作or文獻有寫到呢?總不能直接向老闆說是wiki裡寫的,拿著master的文憑相之這般輕鬆地應付同樣也有master的老闆,應該沒那麼簡單吧!

  剎那間,想到吳定老師的那本「公共政策辭典」搞不好會有收錄,而且Google圖書裡也查得到,想說試試看運氣,BINGO,果真讓我猜中了,而且吳定老師也稱之為「控制幅度」,這下可以順利達成任務了。可是,老天爺似乎沒想要幫忙,遇到了個刺手的難題,因為權限的問題,無法列印……。

  正思忖著如何解決之際,好死不死老闆也正開完會回來了,問起進度如何,我也坦白的回答:「找到了,現在正試著印出來。」沒辦法,只好利用螢幕擷圖的功能,把畫面貼到小畫家裡,再裁切、放大,接著列印出來交差了。

  對於「控制幅度(span of control)」的意義,吳定老師的解釋是:「指一個機關組織或單位的主管能夠有效掌握控制的部屬數量。」一般認為,如果控制幅度過大,將無法有效的實施管理及監督部屬。而傳統管理學派認為,主管的控制幅度最好以四至五人為原則;另外,行為管理學派則認為,控制幅度是可以擴大到二十乃至三十人;而權變理論的學者則是認為,主管的控制幅度,是因人而異的,須視各種情勢因素而定,像是領導能力及風格、部屬的能力及個性、工作性質及設備等。

  相當精簡的定義,但似乎好像講得不夠詳盡。下班回家後在書櫃裡翻了一下Stephen P. Robbins的組織行為學,講得就比較簡單明瞭,指的是「一個管理者能有效地指揮員工的個數」。而且,還是決定組織的層級多寡與管理者的數量,在相關的條件不變的情形之下,控制幅度愈大,組織也就愈有效率。

  書中舉了個例子,有兩個組織,都各有4,096個員工,其個別的組織層級如下:

  A組織               B組織

    1                   1

    4                   8

    16                  64

    64                  512

    256                 4096

    1024

    4096

  A組織的控制幅度為4(也就是主管的指揮人數為4人),所以層級總共有8個層級;而B組織的控制幅度為8人,而層級卻縮減為4級。在管理學的體系裡,組織層級愈多,代表著組織成本增加,以及訊息傳遞時間的速度愈慢,是非常不利的環境,而導致近來倡導「扁平式組織」的設計。

  以上述的例子而言,簡單來說,控制幅度最大,對組織而言應是最有利的設計,但是否為最有效率的設計,則未必具有關聯性。畢竟,得視主管的控制幅度是否為有效的管理,有學者認為管理者的部屬最佳控制人數在六人以下,因為超過六人,即須與更多的部屬維持良好的互動關係,方能達到最佳的管理效果。

【參考文獻】
Stephen P. Robbins著,李青芬等譯,2006,《組織行為學》,第11版,台北:華泰文化,pp489~490。
吳定,2006,《公共政策辭典》,3版,台北:五南,p109。