2009-11-17

[工作]一個微不足道的動作:回報

  當主管交付工作時,部屬應該同時重視成果的報告。例如主管交待撥個電話聯絡相關人員轉達一些事項時,接到指示後,任何人者一定會依照指示去做,但有些人就是會記得在做完之後,主動向主管回報交付的工作已經完成,並說明執行的結果、過程以及進度,但有些人就是不會。

  能夠重視回報工作成果的人將會慢慢累積信任,工作範圍也會愈見寬闊;而那些忽略工作報告的人將難以獲得信賴。職位愈高的人,會變得愈忙碌,許多工作常會因而無法確認進度。如果能夠主動向上司簡單扼要地報告工作的進度,上司便會感到安心,對你的信任度集會漸漸增加。

  但是,乍看之下,簡單扼要地進度報告似乎沒什麼大不了的,但這個不起眼的舉動卻能夠讓自己得到多數人的信賴,尤其是主管對自己的信賴度,也是讓自己受到重視所不可或缺的第一步。會不會成功、有沒有被交付適合的工作,都與個人的能力強弱有著重要的關係。然而,比能力更重要的正是這些對細節不馬虎、不隨便的用心與態度。即使能夠勝任高難度的工作,如果連這些平凡又微不足道的事都無法做到,也是枉然。

  自從接下秘書這個工作之後,對部門主管的個人表現就近觀察,也可以稍微區分出優劣之勢。有些積極謹慎的幹部就是比較會注重細節,凡事都會瞻前顧後,確保萬無一失,但有些就是習慣虛應了事,做完了也不會主動報告成果,不然就是簡單帶過,不懂得利用機會解釋執行的過程,好讓主管瞭解個人的表現和努力程度,這之間的落差相當的明顯,高下立判。

  主管不會每天閒閒沒事在旁邊看著你如何去執行他交付的任務,職位愈高的主管愈不會注意這些事情,他們只會把工作的大致輪廓和綱要交待下來,就等著部屬完成後的成果,有些甚至一交待下來就忙到忘了,必須仰賴部屬主動來回報進度,才能確實掌握狀況作決策的參考。

  而假使部屬忽略了這個動作,那麼極有可能讓主管們身陷決策錯誤的險境,因為工作已經完成了但主管仍未知曉,無法據以採取下一步的行動或者是之後的決策,而阻礙了組織或是工作的進展。

  有鑑於此,基於工作的經驗,已經讓自己養成習慣,凡是主管交待的事情,當下無法立即完成,或是當日無法完成時,一定會主動回報執行的進度,並明確的告知可能完成的期限,好讓主管心裡有個底,確實的掌握情況,以便隨時採取進一步的行動決策。而等到工作(或是任務)完成後,立即向主管回報成果,並簡單說明執行的過程,好讓主管瞭解在整個工作任務中自己的努力程度,方便主管考核自己的工作表現,而這也是讓自己能夠異軍突起的機會。

  其實,機會都是靠自己經營和發掘的,有些人老是在抱怨自己能力不差,為何主管都無法發掘或是給予發揮的機會,這多半都是咎由自取。想要有表現的機會,豈碼要讓主管或是長官對自己有相當程度的信賴,才能放心的將高難度的工作(或任務)交付予你,自然不用煩惱沒有表現的機會或是發揮的空間,這種人到最後應該是要擔憂任務交待的太多,無法一一如期完成。

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