「SWOT」分析一詞，是由優勢(strength)、劣勢(weakness)、機會(opportunity)及威脅(threat)這四個英文字取其首字的字母合併而成的。一般均將優勢與劣勢歸屬於「內部因素」，而將機會與威脅歸屬於「外部因素」；而優勢與機會屬歸為「正面要素」，劣勢與威脅則為「負面要素」。就是將與研究對像密切相關的各種主要內部優勢、劣勢、機會和威脅等，通過調查列舉出來，並依照矩陣形式排列，然後用系統分析的思想，把各種因素相互匹配起來加以分析， 從中得出一系列相應的結論，而結論通常帶有一定的決策性。實務上常以矩陣圖表示如下：
| 內部因素 | 外部因素 | |
| 正面要素 | 優勢 掌握那些資源？ 擅長什麼？ 適合做什麼？ | 機會 有何發展潛能？ 有無利潤？ |
| 負面要素 | 劣勢 缺乏那些東西？ 最不擅長什麼？ 最不適合做什麼？ | 威脅 會否被取代？ 是否具有市場？ |
SWOT分析法又稱為態勢分析法，它是由舊金山大學的管理學教授於20世紀80年代初提出來的。通常SWOT分析的運用時機，是用來協助企業或組織了解其處境態勢，以及決定未來的發展定位。分析的對象包含了自身組織和競爭對手的產品、服務與技術。除此之外，亦經常被拿來做為思考個人在工作職場上的定位及競爭力。
在使用SWOT分析時，要注意的是，勿刻意隱藏「內部因素」（如劣勢）或過度突顯「負面要素」（劣勢與威脅），因而忽略了正面要素（優勢與機會）。在進行SWOT分析時，主要有以下幾個面向必須要注意：
一、分析環境因素
運用各種調查研究方法，分析出組織目前所處的各種環境因素，即外部環境因素和內部能力因素。外部環境因素包括機會因素和威脅因素，它們是外部環境對組織的發展直接有影響的有利和不利因素，屬於客觀因素，一般歸屬為經濟的、政治的、社會的、人口的、產品和服務的、技術的、市場的、競爭的等不同範疇；內部環境因素則包括優勢因素和弱點因素，它們是組織在其發展中自身存在的積極和消極因素，屬主動因素，一般歸類為管理的、組織的經營的、財務的、銷售的、人力資源的等不同範疇。在調查分析這些因素時，不久要考慮到組織的歷史與現狀，而且更要考慮組織的未來發展。
二、構造SWOT矩陣
將調查得出的各種因素根據輕重緩急或影響程度等排序方式，構造SWOT矩陣。在此過程中，將那些對組織發展有直接的、重要的、大量的、迫切的、久遠的影響因素優先排列出來，而將那些間接的、次要的、不急的、短暫的影響因素排列在後面。
三、制定行動計劃
在完成環境因素分析和SWOT矩陣的構造後，便可以制定出相應的行動計劃。制定計劃的基本思路是：發揮優勢因素，克服弱點因素，利用機會因素，化解威脅因素；運用系統分析的綜合分析方法，將排列與考慮的各種環境因素相互匹配起來加以組合，得出一系列組織未來發展的可選擇對策。
【參考文獻】
經理人月刊，第57期，頁60。
「什麼是SWOT分析法？」，臺北平衡計分卡推廣協會，網路位址：http://bsca.smartbsc.com/?action-viewnews-itemid-21
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